Sistemele informaționale de management a documentelor, examinate de Comisia parlamentară de profil

Implementarea unui Sistem integrat de circulație a documentelor electronice, potrivit documentelor de politici, este unul dintre cele mai importante mecanisme ale guvernării electronice. În context, la data de 14 decembrie curent, Curtea de Conturi a Republicii Moldova (CCRM) a prezentat în cadrul Comisiei de control al finanțelor publice (CCFP), rezultatele Raportului auditului performanței: „Sistemele informaționale implementate în sectorul public contribuie la un management eficient și sigur al documentelor?”.

Echipa Curții de Conturi a prezentat membrilor CCFP rezultatele și constatările auditului care au stat la baza formulării concluziilor generale, precum și a recomandărilor înaintate.

Sistemul integrat de circulație a documentelor electronice (SICDE) va permite de a spori, în mod considerabil, îndeplinirea de către stat a funcțiilor sale, determinată de trei componente: eficiența lucrului intern a fiecărei instituții în parte, eficiența interacțiunii autorităților publice, eficiența interacțiunii cu cetățenii și întreprinderile, optimizând procedurile organizatorice, fiind mult mai simple și logice.

În contextul implementării inițiativei „Guvern fără hârtie”, unicul serviciu de tip SaaS propus autorităților publice de către Agenția de Guvernare Electronică care permitea inclusiv schimbul electronic de documente, gestiunea proceselor de lucru, a sarcinilor, și anume Sistemul Informatic de gestiune a documentelor și înregistrărilor în autoritățile publice centrale a fost achiziționat și dezvoltat în perioada 2015-2017. Potrivit rezultatelor auditurilor precedente acesta nu era utilizat, inclusiv din cauza lipsei cadrului normativ aferent funcționării SIA, instabilității/lipsei leadership-ului la nivelul instituțiilor, neasigurării memoriei instituționale, reticenței utilizatorilor și lipsei capacităților interne de a acorda suport utilizatorilor pentru asimilarea mai bună a sistemului.

Auditul a menționat că, urmare a analizei informațiilor prezentate de către 137 de entități publice, s-a constatat că 87 de autorități au implementat și utilizează SI pentru managementul electronic al documentelor, iar 39 din acestea nu utilizează nici un SI în acest sens.

De asemenea, 5 entități publice au implementat/sau sunt în proces de dezvoltare a SI de management al documentelor bazate pe platforma ELO, iar în cazul a 22 de instituții s-a constatat că acestea au implementat astfel de Sisteme fie cu forțe proprii, fie achiziționate din alte surse.

Auditul a remarcat că, până la momentul actual, nu există interconexiune directă între Sistemele de management al documentelor implementate de către autoritățile și instituțiile publice, în perioada auditată, schimbul de informații/documente fiind realizat fie prin poșta electronică și/sau în mod tradițional, pe suport de hârtie, fapt ce diminuează eficiența și eficacitatea acestora.

Posibilitățile și funcționalitățile SIA implementate de către autoritățile publice nu sunt valorificate suficient în deplină măsură, fapt ce diminuează din impactul acestuia

Analiza funcționalului SI utilizate de către entitățile auditate denotă că, în linii generale, acestea permit automatizarea proceselor aferente gestiunii corespondenței, a altor categorii de documente electronice, inclusiv semnarea acestora, totuși, acestea nu sunt valorificate suficient.

Controalele generate TI necesită a fi consolidate în scopul asigurării securității informațiilor prelucrate prin intermediul SI. Pe parcursul perioadei de referință, unele autorități au întreprins anumite acțiuni pentru asigurarea implementării controalelor TI necesare, inclusiv prin aprobarea documentelor aferente securității cibernetice (Politica de securitate cibernetică, Regulamentele de securitate cibernetică, unele proceduri specifice în acest sens, etc.).

Neajunsurile identificate de audit sunt condiționate inclusiv de carențele în contractele încheiate de către autoritățile publice cu prestatorii serviciilor de mentenanță, suport tehnic etc., care nu descriu suficient de detaliat serviciile, nivelul agreat de servicii, cât și indicatori de performanță în vederea cuantificării, monitorizării și evaluării calității serviciilor prestate.

Generalizând cele constatate, Curtea de Conturi a conchis că, în lipsa unui SI integrat, implementat la nivel centralizat, precum și în vederea eficientizării activităților, autoritățile și instituțiile publice au implementat, în perioada supusă auditării, diferite SI și servicii aferente acestora achiziționate de la diferite persoane juridice de drept public și privat, care contribuie, într-o anumită, măsură la un management eficient și sigur al documentelor. Totodată, modul de implementare, utilizare și gestionare a SI respective, inclusiv prin prisma cerințelor obligatorii minime de securitate cibernetică, aprobate de Guvern denotă unele neajunsuri și riscuri care necesită intervenții urgente.

Tatiana Cunețchi, președinta Comisiei de control al finanțelor publice a menționat că, subiectele puse în discuție sunt complexe, iar entitățile implicate în acest proces trebuie să-și facă concluziile de rigoare și să întreprindă măsuri de înlăturare a neajunsurilor atestate.