Vitalie Coceban: În 2020 procesele de lucru au fost supuse ajustărilor și optimizărilor conceptuale

Interviu cu Vitalie Coceban, directorul Instituției Publice „Centrul de Tehnologii Informaționale în Finanțe” (I.P.CTIF), pentru Almanah Politic

Domnule Coceban, cum a fost anul 2020 pentru CTIF?

Anul a fost totalmente diferit de anii precedenți și pe plan organizatoric, și în legătură cu evoluția pandemiei. Aceste două provocări majore au definitivat strategia și obiectivele noastre pentru următorii 5 ani. Instituția, care a lucrat în vechiul format un an și câteva luni, s-a ciocnit cu o serie de probleme sistemice: descentralizarea subdiviziunilor de mentenanță și suport, proiecte înghețate și lipsa critică a inginerilor, proiectanților, programatorilor și altor specialiști în domeniile sus-menționate, a atins niște indicatori drastici de calitate a serviciilor oferite. Deci, anul 2020 a fost bogat în acțiuni de ajustare a principiilor de muncă, dezvoltare a cadrului metodologic, implementarea unui proces de angajare și integrare continuă a noilor specialiști și, cel mai important, unificarea proceselor majore și optimizarea structurii organizatorice. La fel, pandemia a impus regulile sale de precauție. Ne-am ajustat rapid și la noile provocări și impuneri de protecție a personalului, realizând în termeni restrânși noi metode și instrumente de muncă la distanță.

În ce măsură a fost afectată activitatea Dvs. de pandemie?

Este o cumpănă care a avut impact cred că pentru fiecare familie din țara noastră. Echipa a demonstrat o capacitate înaltă de adaptare și gestiune a proceselor de muncă, în permanentă schimbare având în vedere deciziile autorităților responsabile de gestiunea pandemiei. Astfel, în urma optimizării metodelor și condițiilor de muncă dictate de pandemie, am făcut față lucrurilor. Indiferent de acțiunile de protecție întreprinse, divizarea efectivului pe echipe și munca în ture de acasă, mulți totuși au trecut prin boală și au simțit pe propria piele cu ce s-a ciocnit omenirea în acest an.

Care trei acțiuni din 2020 le considerați cele mai importante?

Optimizarea proceselor de bază și implementarea structurii organizatorice matriciale, bazate pe implementarea proiectelor și mentenanță produse, ar fi prima acțiune. De asemenea, am atras în echipa CTIF peste 52 de angajați noi, majoritatea tineri, și ne-am axat pe implementarea procedurii de integrare prin mentorat.

O altă acțiune este realizarea portofoliului de proiecte importante din domeniul finanțelor publice: Sistemul informatic „Prima Casă 5”, Cabinetul contribuabilului, Extinderea facturii electronice, Monitorizarea electronică a vânzărilor, Contabilitatea bugetară în Cloud, Registrul electronic al angajaților și multe alte soluții ajustate la cadrul legal pe parcursul anului 2020.

Toate acțiunile sunt esențiale, însă cea mai vitală pentru CTIF, totuși, a ținut de ajustarea și implementarea noii structuri organizatorice bazată pe principii și instrumente manageriale de gestiune a proceselor, proiectelor și produselor.

Ați putea deschide parantezele referitor la reforma amplă demarată în acest an?

CTIF este operatorul tehnologic al infrastructurii de soluții IT și servicii electronice din domeniul finanțelor publice. În administrare și mentenanță sunt 114 sisteme și soluții informatice, care rulează pe patru infrastructuri info-comunicaționale centrale și peste 4 500 de utilizatori dedicați, care operează cu aceste soluții. Aici mai menționăm și cei peste 65 mii de utilizatori ai serviciilor electronice pentru cetățeni și contribuabili.

Instituția asigură dezvoltarea noilor soluții în domeniul finanțelor publice, ajustarea componentelor informatice existente la cadrul legal, integrarea soluțiilor de guvernare electronică dezvoltate de AGE, care împreună formează un portofoliu de circa 35 de proiecte în derulare cu termenii săi și cu specificul său.

Solicitări adiționale de mentenanță adaptivă de obicei parvin anual. Cauze sunt diferite, sau a fost o HG de ajustare, sau Legislativul a aprobat unele ratificări la buget. Nu mai spun că multe sisteme sunt moral învechite și necesită o reinginerie tehnologică totală, ținând cont și de necesitatea integrării cu sistemele informaționale ale altor instituții publice.

Reieșind din volumele de lucrări pe alocuri imprevizibile, specificului legat de fiecare sistem sau serviciu electronic, în 2020 procesele de lucru au fost supuse unei ajustări și optimizări conceptuale. Accentul a fost pus pe managementul operațional al proiectelor și produselor informatice, pe centralizarea și evidența cererilor de mentenanță și suport, cererilor de corectare sau ajustare și cea mai majoră realizare a fost digitizarea activității de gestiune și monitorizare a sarcinilor.

Un pas crucial a fost aprobarea la consiliu a noii structuri organizatorice, care ne va garanta asigurarea în continuare a acestor schimbări. În acest sens, din octombrie, cu insistență, am început implementarea noii structuri. Structura nouă este una de tip matricială orientată spre procese unde modelul include rolul de furnizor al serviciilor de administrare și suport, dezvoltarea soluțiilor și serviciilor electronice în domeniul finanțelor publice, oferirea de servicii conexe pentru cetățeni și contribuabili.

Noua structură a stabilit patru domenii majore de activitate, a micșorat ierarhia organizatorică până la trei nivele de conducători funcționali: Direcție, Secție, Serviciu, și a asigurat armonizarea efectivului pe obiectivele cheie de activitate.

Ne-a reușit să optimizăm numărul de subdiviziuni structurale de la 66 la 58. De asemenea, ne-a reușit micșorarea funcțiilor de conducere și extinderea specializărilor de dezvoltatori, proiectanți și administratori de sisteme și baze de date cu 17 poziții. Și cel mai important, am reușit majorarea fondului flexibil de salarizare, care va permite o remunerare bazată pe rezultate.

Toate aceste acțiuni au un singur scop: să facem față volumului de activități și să asigurăm o calitate a serviciilor oferite, să realizăm portofoliul de proiecte anual și să asigurăm o dezvoltare eficientă a echipei.

Orice reformă implică și părți mai puțin plăcute. Nu aveți nemulțumiri pe interior?

La început, schimbările mereu sunt primite pozitiv și acceptabil de toți managerii, însă, precum susține un dicton „drăcușorii se ascund, de obicei, în detalii”, realitatea a scos la iveală multe situații defectuoase și chiar momente de conflict.

Anul curent a arătat că vorbele unor colegi nu corespund cu acțiunile. Și, respectiv, acest proiect de dezvoltare instituțională necesită efort adițional pentru a convinge sau a conforma lucrurile spre obiectivele stabilite. Sunt și supărări, comploturi pe alocuri și șantajări. Este bine că echipa de implementare este încrezătoare în succesul proiectului și mă bucură că tot mai mulți colegi, care la început erau sceptici, se implică activ în realizarea proiectului de dezvoltare instituțională. Eu am încredere în ceea ce realizăm și știu că în final bunul simț va prevala peste unele neînțelegeri care au loc la această transformare organizatorică.

Ce planuri de viitor aveți?

CTIF are o misiune onorabilă și un rol important de integrator și administrator de servicii și soluții informatice în domeniul financiar-bugetar din Republica Moldova. Produsele proiectate și elaborate sunt soluții unice legate de specificul țării noastre, care digitizează procesele din cadrul Ministerului Finanțelor și instituțiilor subordonate în strictă corespundere cu legile naționale și procedurile specifice care reies din acestea.

Pe prim-plan ne vom axa pe continuitatea proceselor de bază și vom depune efort maxim la asigurarea prestării calitative a serviciilor electronice cetățenilor, sectorului privat și instituțiilor publice.

Deja s-a conturat și portofoliul de proiecte pentru anul următor. O provocare majoră ține de implementarea soluției unice de contabilitate bugetară ce va rula numai prin internet.

Din primele săptămâni ale anului 2021, la fel, trecem la faza matură de realizare a proiectului de dezvoltare instituțională, ce are ca scop stabilirea unei instituții flexibile, scalabile și inovative, bazată pe o echipă profesionistă, eficientă și proactivă. Dezvoltarea este necesară pentru a crea o instituție performantă cu cele mai bune practici de lucru, de comunicare și colaborare. O atenție specială va fi acordată condițiilor de lucru și salarizării flexibile pentru efortul depus de fiecare membru al echipei.

Ce așteptări aveți de la 2021?

Orice viitor este provocator, dar incert. Așteptările mereu trebuie să fie frumoase, însă vom reieși și din evoluția și consecințele dictate de pandemie. Lucrurile mari se fac de echipe și împreună. Mizez mult pe o implicare și participare activă a colaboratorilor în schimbările care au loc. Contez, la fel, pe susținerea și în continuare a fondatorului, a instituțiilor subordonate, pe partenerii CTIF, cu care împreună contribuim la dezvoltarea societății informaționale în Republica Moldova.