Auditul situațiilor financiare ale Serviciului de Stat de Arhivă

Curtea de Conturi a examinat în cadrul ședinței publice din 15 decembrie curent, Raportul auditului situațiilor financiare ale Serviciului de Stat de Arhivă încheiate la 31 decembrie 2017.

Scopul misiunii de audit a constat în oferirea asigurării rezonabile în ceea ce privește faptul, dacă rapoartele financiare ale Serviciului, întocmite la 31 decembrie 2017, sunt lipsite de denaturări semnificative, datorate fraudei sau erorii, oferă o imagine reală și fidelă a informațiilor prezentate, iar tranzacțiile au fost efectuate conform reglementărilor în vigoare, în vederea emiterii opiniei de audit.

În conformitate cu Hotărârea de Guvern nr. 535 din 06.06.2018 Serviciul de Stat de Arhivă a fost reorganizat prin transformare din autoritate administrativă centrală din subordinea Guvernului în Agenția Națională a Arhivelor, autoritate administrativă subordonată Ministerului Justiției, fiind succesor de drepturi și obligații al Serviciului de Stat de Arhivă.

Agenția Națională a Arhivelor reprezintă autoritatea administrativă, care elaborează și promovează politica statului în domeniul arhivisticii și efectuării lucrărilor de secretariat, determină orientările strategice de dezvoltare și modernizare continuă a sistemului arhivistic din Republica Moldova.

Resursele financiare destinate funcționării Agenției, potrivit cadrului normativ, sunt constituite din sursele bugetului public național, veniturile colectate urmare a prestării serviciilor persoanelor fizice din țară și de peste hotare și altele.

În anul 2017, valoarea totală a resurselor de finanțare gestionate de către entitate a constituit 14,1 mil. lei, în majorare cu 7,1 mil. lei, fapt datorat intrării cu titlu gratuit a unui imobil în proprietatea instituției. Totodată, în anul 2017 s-a atestat o diminuare a volumului veniturilor din serviciile prestate cu 5,3 puncte procentuale față de volumul veniturilor încasate în anul 2016, veniturile încasate din prestarea serviciilor 2017 constituind în total 901 mii lei.

Se menționează că în anul 2017, Agenția a direcționat cea mai mare parte a veniturilor încasate spre remunerarea personalului, raportând cheltuieli în valoare de 5,6 mil. lei, iar 1,8 mil. lei, direcționându-le spre achiziționarea bunurilor și a serviciilor.

Agenția Națională a Arhivelor a administrat un patrimoniu cu o valoare de 13595,2 mii lei, din componența căruia au intrat mijloace fixe cu valoare bilanțieră de 9548,5 mii lei, stocuri de materiale circulante în valoare de 1624 mii lei, terenuri a căror valoare raportată a constituit 2396,8 mii lei, creanțe de 25 mii lei și datorii în sumă de 459,7 mii lei.

Activitățile de audit desfășurate de către echipa de audit au stabilit că Agenția pe parcursul anului 2017 nu a respectat regulile generale privind contabilitatea elementelor patrimoniale, precum și a principiilor specifice de aplicare privind recunoașterea, evaluarea și contabilizarea elementelor de activ și pasiv, ceea ce a afectat, în mod semnificativ, raportarea fidelă a situațiilor patrimoniale și financiare ale Agenției. Astfel situațiile financiare sunt prezentate eronat și nu relevă poziția financiară reală a entității, denaturările cuantificabile fiind semnificative.

Neefectuarea pe parcursul mai multor ani a inventarierii anuale a elementelor de mijloace fixe și stocurilor de materiale circulante (16384,1 mii lei) a determinat imposibilitatea auditului în obținerea probelor de audit suficiente și adecvate privind existența, exactitatea și exhaustivitatea soldurilor aferente elementelor patrimoniale de activ raportate în bilanțul contabil la 31 decembrie 2017. Din aceste considerente echipa de audit a fost în imposibilitate de a evalua, dacă la pozițiile bilanțiere aferente mijloacelor fixe și stocurilor de materiale circulante, au fost corect clasificate și reflectate în perioada contabilă adecvată, precum și în identificarea mijloacelor fixe nefuncționale, care urmau a fi supuse casării sau a celor uzate integral, dar care continuă să fie utilizate în procesul operațional, însă nu au fost supuse reevaluării conform prevederilor cadrului regulator relevant.

De asemenea, auditul a fost limitat în obținerea probelor de audit suficiente și adecvate privitor la existența stocurilor de materiale circulante raportate la 31 decembrie 2017 (1624,0 mii lei) din cauza neefectuării pe parcursul a mai multor ani a casării acestora. Conform estimărilor efectuate de echipa de audit, urmare a efectuării inventarierii în comun cu reprezentanții instituției, potrivit rezultatelor și calculelor estimative efectuate de către audit, valoarea stocurilor de materiale circulante raportate la finele anului a fost majorată cu circa 1451,6 mii lei.

În aceeași ordine de idei se menționează că Agenția nu a efectuat înregistrarea în evidența contabilă a unui teren cu suprafața totală de 0,0811 ha, prețul normativ al căruia, conform estimărilor efectuate de către echipa de audit, constituie 104,7 mii MDL.

Pe parcursul anului 2017, entitatea a activat în lipsa politicii contabile, în care urmau a fi stabilite toate elementele specifice activității. Aici se menționează că, în responsabilitatea managementului intră adoptarea unor politici contabile corespunzătoare, a menținerii unui control intern adecvat în vederea efectuării prezentărilor corecte în situațiile financiare.

Aplicarea incorectă și neuniformă, în unele cazuri, a legislației în vigoare a determinat suportarea cheltuielilor nejustificate. Astfel, casarea combustibilului a fost efectuată în lipsa normelor de consum pentru mijlocul de transport auto de serviciu (30,7 mii lei). De asemenea, neaplicarea principiilor de management financiar și control a determinat calcularea și achitarea neregulamentară a mijloacelor financiare pentru delegarea angajaților în interes de serviciu cu 0,7 mii lei. Achiziționarea serviciilor de soluționare a cererilor cu caracter social-juridic de la persoane fizice a determinat suportarea nejustificată de către Agenția Națională a Arhivelor a mijloacelor financiare în valoare de 121,1 mii lei, ca o sursă de acoperire a acestor cheltuieli servind 45% din veniturile acumulate în anul 2017 de la prestarea acestui tip de servicii.

Totodată, menționăm că, în anul 2017, Serviciul de Stat Arhivă a finalizat implementarea Planului de Dezvoltare Strategică pentru anii 2015-2017, care a avut drept obiectiv consolidarea unui management orientat spre rezultate. În pofida constrângerilor întâmpinate (numărul redus de specialiști, lipsa utilajului și a tehnicii necesare pentru scanare și stocare, solicitărilor în creștere privind serviciile Agenției, capacități restrânse de răspuns la solicitările înaintate etc.), Serviciul a reușit să înregistreze progrese și să se dezvolte, unul din rezultatele cele mai semnificative, fiind lansată inițierea procesului de digitalizare a unor fonduri cu înscrisuri din registrele metricale ale populației Basarabiei pentru sec XIX-XX. Însă metodologia de gestionare a riscurilor și a resurselor necesită încă consolidare pentru a nu se materializa riscurile de pierdere irecuperabilă a părților din patrimoniul documentar.

Mihaela Rotari