Cetăţenii Republicii Moldova sunt obligaţi să declare transcrierea actelor de stare civilă înregistrate în străinătate

Cetăţenii Republicii Moldova care au înregistrat acte de stare civilă la organele competente ale ţărilor străine, au obligaţia să declare transcrierea acestora, în termen de 6 luni de la întoarcerea în ţară sau de la primirea din străinătate a certificatului de stare civilă ori a copiei sau extrasului de pe actul de stare civilă. 

Actele oficiale emise de către autorităţile altor state sunt recunoscute în Republica Moldova numai dacă sunt supralegalizate (legalizare consulară) sau apostilate şi traduse, dacă nu este stabilit altfel prin tratat/convenţie/acord la care Republica Moldova este parte.

Excepţie de la regula supralegalizării sau apostilării documentelor de stare civilă emise în străinătate constituie: 

1. extrasele multilingve de pe actele de naștere, căsătorie și deces emise de către organele competente ale următoarelor state străine: Bosnia și Herțegovina, Confederația Elvețiană, Marele Ducat al Luxemburgului, Muntenegru, Regatul Belgiei, Regatul Spaniei, Regatul Țărilor de Jos, Republica Bulgaria, Republica Capului Verde, Republica Croația, Republica Turcia, Republica Estonia, Republica Federală Germania, Republica Franceză, Republica Italiană, Republica Lituania, Republica Macedonia, Republica Polonă, Republica Portugheză, Republica Serbia, Republica Slovenia, România;
2. documentele emise de către statele membre la Convenţia cu privire la asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală: Armenia, Azerbaidjan, Belarus, Kazahstan, Kîrgîzstan, Rusia, Tadjikistan, Turkmenistan, Ucraina şi Uzbekistan;
3. documentele statelor cu care Republica Moldova are încheiate tratate bilaterale, inclusiv prin succesiune: Letonia, Lituania, România, Republica Cehă, Republica Slovacă, Republica Ungaria, Georgia.

Actele/documentele ce vizează fapte de stare civilă, produse în condiţiile legislaţiei statelor străine şi care se confirmă prin înscrisuri oficiale, eliberate de către autorităţile străine cu caracter religios, notarial, privat (contracte, hotărâri ale instanţelor judecătoreşti/curţilor, etc.) nu se supun procedurii de transcriere. Acestea se recunosc valabile pe teritoriul Republicii Moldova cu condiţia supralegalizării sau apostilării lor în modul stabilit, dacă tratatele internaţionale la care Republica Moldova este parte nu prevăd altfel şi se prezintă la organele competente din Republica Moldova pentru a fi luat drept bază la apariţia, modificarea sau încetarea raporturilor civile/familiale, în cazul recunoaşterii faptului căsătoriei potrivit legislaţiei Republicii Moldova.